Зачем нужен заказ на покупку?
Внутри заявки на закупку, подаваемой потенциальным участником конкурса или процедуры закупки, практически всегда имеется коммерческое предложение, которое он может предоставить государственному или муниципальному заказчику. Исключение составляют случаи, когда нельзя прямо высказать свое предложение. Такие ситуации типичны для аукционов и подобных процедур. Однако в каждом случае направления заявки на закупку потенциальный подрядчик предоставляет государственному или муниципальному заказчику согласие на заключение договора или соглашения именно на тех условиях, которые заказчик сформулировал в документации на такую закупку.
Какая информация должна быть включена
Основная информация, которая должна быть указана в заказе на поставку:
- Полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также фирменное наименование (при наличии);
- Идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный юридическому или физическому лицу, формирующему заказ-наряд, а также индивидуальному предпринимателю;
- Сведения о присвоенных идентификационных номерах налогоплательщиков учредителям юридического лица или того юридического лица или государственного органа, входящего в состав учредителей общества;
- Идентификационный код закупки, присвоенный проводимой процедуре государственным или муниципальным заказчиком на основании соответствующей записи в Единой информационной системе в сфере закупок;
- Согласие на заключение договора на условиях, которые были сформулированы государственным или муниципальным заказчиком в документации по проводимой закупке;
- Наименование товара, планируемого к поставке в рамках возможного исполнения обязательств по договору или соглашению, если он заключен с автором заявки, а также сведения о действующем товарном знаке, закрепленном за товаром (с учетом его доступность);
- Сведения о количественных характеристиках поставляемого товара (с точным указанием совпадения с заявленными значениями в документации по осуществляемой закупке);
- Описание технических и качественных характеристик закупаемых товаров в целях определения их соответствия тем техническим и качественным параметрам, которые государственный или муниципальный заказчик указал в документации на проводимую закупку в отношении ее предмета;
- Сертификаты соответствия, документы о сроке действия гарантийных обязательств и иные сведения, которые автор заявки на участие в закупке товаров, работ или услуг считает необходимым указать в тексте закупки (за исключением случаев, когда перечень прилагаемых документы, в том числе сертификаты соответствия и документы на исполнение гарантийных обязательств, заказчик лично укажет в тексте закупочной документации);
- По усмотрению потенциального участника закупки заявка на участие в процедуре конкурса может также содержать эскизы или чертежи, отражающие внешний вид поставляемого товара.
Какие документы необходимо приложить
Если говорить о перечне документов, которые должны сопровождать заявку на участие в конкретной закупочной процедуре, то в сопроводительный пакет должны входить такие документы, как:
- Платежное поручение на перечисление специального обеспечительного платежа при условии, что заказчик установил такое требование. Без платежного поручения (если оплата обязательна) заявка не будет допущена к участию. Еще одним вариантом может быть выдача банковской гарантии и приложение к заявлению ее копии, подтверждающей передачу денежных средств в качестве обеспечения;
- Анкета с указанием всей вышеперечисленной информации о компании и оказываемых ею услугах, выполненных работах или поставляемых товарах, если заполнение такой анкеты является требованием государственного или муниципального заказчика;
- Выписка из ЕГРЮЛ или ИП, полученная не ранее чем за две недели до подачи заявления в виде полного комплекта документов;
- Уставные документы (в виде электронных сканированных копий, подписанных усиленной электронной цифровой подписью руководителя потенциального участника закупки, либо в виде бумажных копий, заверенных печатью и подписью руководителя);
- Заявление об отсутствии процедуры ликвидации юридического лица или индивидуального предпринимателя, в том числе на основании вынесенного и вступившего в законную силу решения суда;
- Декларация или справка из налоговых органов, подтверждающие отсутствие у компании задолженности или недоимки по налогам за предыдущий финансовый период, размер которых может превышать более двадцати пяти процентов уставного капитала компании или общей суммы активов индивидуального предпринимателя или физического лица;
- Декларация в произвольной форме, подтверждающая отсутствие организации, индивидуального предпринимателя или физического лица в Реестрах недобросовестных поставщиков, составленная по факту неисполнения заключенных договоров и соглашений по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
- Декларация или справка об отсутствии судимости за преступления в сфере экономики и государственных и муниципальных закупок у руководителя юридического лица, руководителя его финансового подразделения, а также при наличии исполнительного органа у членов исполнительного органа орган компании;
- При наличии требований об участии в закупках только субъектов малого предпринимательства необходимо будет предоставить декларацию о принадлежности к данному сектору участников экономической деятельности;
- Согласие на совершение крупной сделки с указанием ее размера и лимитов в случае, если необходимость такого согласия предусмотрена размером начальной максимальной цены договора, соглашения, установленной для проводимой процедуры закупки.
Дополнительный перечень документов, не ограничивающий конкуренцию между потенциальными участниками закупки, может быть запрошен заказчиком для подготовки в документации к проводимому конкурсному мероприятию.
Однако следует помнить, что игнорировать такой дополнительный список нельзя, так как заявка может быть отклонена по причине ее неполной регистрации.
Заявление и правила подачи
В настоящее время на законодательном уровне государственному и муниципальному заказчику категорически запрещается указывать потенциальному заказчику мероприятия закупки информацию о форме, в которой он должен подать заявку на участие в процедуре закупки. Это касается, в первую очередь, того, как потенциальный участник может подать заявку, а также в какой форме он может ее подготовить. Однако следует помнить, что заказчик вправе приложить к закупочной документации образец заявления об участии. Однако это может быть лишь выборка, носящая рекомендательный характер.
В случае использования потенциальным участником процедуры закупки прилагаемого образца, рекомендованного государственным или муниципальным заказчиком, это позволит учесть все требования, которые заказчик сформулирует в документации по проводимой закупке.
Для подачи заявления существуют определенные правила, которые необходимо учитывать, чтобы представленный комплект документов не был отклонен государственным или муниципальным заказчиком при оценке возможности приема:
- Для подачи заявки заказчик устанавливает определенные сроки, которые должны быть соблюдены потенциальным участником при ее подаче. В зависимости от вида проводимой закупки срок подачи может варьироваться;
- Если заказчик внес изменения в документацию по проводимой закупке, потенциальный участник процедуры закупки должен проверить все данные в своем пакете документов на предмет соответствия новым данным в документации по процессу закупки (чтобы все потенциальные участники успевают отправить свои заявки в соответствии с новыми требованиями, срок подачи заявок продлевается в соответствии с требованиями действующего законодательства);
- Если заказчиком установлено требование о внесении обеспечения участия в закупке, необходимо внести такое обеспечение;
- Если заказчик разработал инструкцию по заполнению заявления, или если им был создан образец типового заявления, то должны быть соблюдены требования, изложенные в таких инструкциях или в образце заявления;
- При составлении технической части заявки следует стараться использовать те формулировки, которые содержатся в нормативно-технической документации (ГОСТ, ТУ и им подобные), исключая такие формулировки, которые могут быть истолкованы неоднозначно;
- Все те декларации, которые имеют место в документации по проводимой закупке, должны быть заполнены;
- В тексте заявки необходимо подробно ответить на все вопросы, которые заказчик сформулировал в техзадании, чтобы предоставить максимальное количество технической информации.
При несоблюдении этих правил существует очень высокий риск того, что заявка может быть отклонена.