Общие сведения об акте, особенности составления
Неважно, какое оборудование подлежит замене, эта процедура должна сопровождаться оформлением акта. Это может быть как бытовая и офисная техника, так и промышленные устройства и оборудование. Как правило, в компании есть специальный сотрудник, который должен заниматься оформлением акта. Обычно эта обязанность возлагается на делопроизводителя, хотя к этому могут привлекаться и другие члены комиссии.
Если на вас возложена функция формирования акта замены оборудования, и вы не очень хорошо представляете, как это сделать, мы дадим вам несколько полезных рекомендаций. Рекомендуем также изучить образец документа – на его основе вы легко сможете составить собственный акт.
Прежде чем приступить к подробному изучению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, общими для всех подобных документов.
- Во-первых, начнем с того, что акт относится к первичной документации, поэтому относиться к его составлению необходимо очень внимательно, не допуская ошибок, неточностей и исправлений.
- Во-вторых, все акты, составляемые в коммерческих организациях, в настоящее время не имеют единого унифицированного образца. Это означает, что сотрудники компаний могут писать их в произвольной форме или, если у компании есть шаблон документа, по его типу. Информация о форме, в которой должны быть составлены акты, приводится в нормативной документации компании.
- В-третьих, акт может быть написан от руки или набран на компьютере (при условии дальнейшей распечатки) – значения не имеет. Для формирования акта подойдет как обычный лист любого подходящего формата (чаще используется вариант А4), так и фирменный бланк.
Главное, чтобы его текст был заверен «живыми» подписями лиц, причастных к замене.
Заверять акт замены оборудования пломбой необходимо только в том случае, если это требование указано в учетной политике организации.
Акт составляется не менее чем в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон замены), при необходимости могут быть изготовлены дополнительные экземпляры, заверенные надлежащим образом.
Данные о готовом акте необходимо вносить в реестр, который должен быть в каждой крупной организации – обычно он хранится либо в бухгалтерии, либо у секретаря.
Содержание акта
Особых требований к оформлению акта нет. Здесь рекомендуется придерживаться стандартных правил составления такой документации. Итак, начинать оформление документа следует с заполнения «шапки». Здесь пишется полное название документа, где должна отображаться суть его составления. Также указывается номер, присвоенный акту внутренним документооборотом.
Кроме того, здесь должна присутствовать дата регистрации и город, в котором проходила данная процедура. После этого можно приступать к заполнению основной части. Он должен состоять из следующих пунктов:
- Информация о компании, в которой производится замена оборудования. В документе эта сторона именуется «заказчиком».
- Информация о стороне, выступающей в качестве поставщика. Эта компания называется «исполнитель».
- Прописывается информация о заменяемом объекте, указывается его порядковый номер.
- Также необходимо указать информацию о документах, на основании которых предприятие получило в свое распоряжение это оборудование. Если это покупка, то указывается номер счета и дата покупки.
- Следует отметить, когда именно было установлено устройство, прописана дата его первого запуска.
- Отмечается информация о техническом обслуживании, которому подвергается оборудование. Это может быть гарантийное или послегарантийное обслуживание.
- Указывается причина необходимости замены оборудования. Если узел поврежден, он должен быть записан именно так. Если комиссия установила причину неисправности, о ней также необходимо упомянуть.
Кто производит акт замены оборудования
Акт считается документальным подтверждением того, что какое-то конкретное оборудование подлежало замене. Он может выйти из строя из-за технических неполадок. Также устройство может просто устареть, и его дальнейшее использование не рационально. При необходимости замены оборудования составляется акт. На его основании старое устройство списывается. При этом на баланс организации ставится новое оборудование.
Прежде всего, в документе говорится:
- Его название, номер;
- Дата и место составления.
Затем в тексте документа указывается:
- Компания-владелец оборудования (является заказчиком по акту) и компания-поставщик (является подрядчиком);
- Наименование оборудования, его номер, а также сведения из документа, подтверждающего факт покупки (номер и дата счета-фактуры);
- Обязательна дата установки, а также обслуживание данного оборудования является гарантийным или послегарантийным.
Затем в таблицу заносят принятые меры по выявлению неисправности (внешний осмотр, углубленное обследование и т. д.), указывают характер повреждения и записывают результат осмотра.
После этого делается вывод о необходимости замены оборудования. Здесь следует отметить, какое именно оборудование будет заменено.
Наконец, документ подписывается обеими сторонами.