Когда принимать
Возвращаясь из командировки, работник должен предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке и потраченных денежных средствах в течение трех рабочих дней. Если он заболел или отсутствует на рабочем месте по иной уважительной причине, трехдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу.
Все сведения работник предоставляет в письменной форме по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01 августа 2001 г. № 55.
Указанная форма заполняется работником в одном экземпляре и представляется в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. Но сотрудник заполняет не весь бланк, а только часть лицевой и оборотной сторон. Остальное делает бухгалтерия.
Заполняет сотрудник
Заполнение формы авансового отчета о командировке начинается с шапки.
1. Указать наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты.
3. В графе «Отчет в сумме» указать цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, ему дали 50 000 рублей, а он потратил 60 000, то в этой графе он указывает 60 000. Или наоборот, выдали 50 000, а потратили 20 000, то сообщают 20 000 руб. В нашем примере было потрачено 10 000 рублей.
4. Вводим наименование структурного подразделения и его код (если есть).
5. Указываем фамилию, имя, отчество докладчика, его табельный номер и должность.
6. В графе «Назначение аванса» укажите цель поездки.
Переходим к левой части стола, расположенного на лицевой стороне формы.
7. В графе «Аванс получен…» указываем реквизиты кассового ордера и выданную сумму. Если деньги были переведены на карту, укажите только сумму.
8. В графе «Всего получено» указать, сколько всего было получено.
9. Далее сотрудник уточняет, сколько он потратил, описывая остаток средств, которые должны быть возвращены, или перерасход.
Переходим к заполнению обратной стороны бланка авансового отчета. Предположим, что работник добирался до места командировки и обратно на автобусе, проживал в гостинице (питание входило в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с ул. место работы).
10. В первой строке введите данные билетов.
11. Вносим информацию о подтверждении размещения в отеле.
12. Введите информацию о сумме выданных суточных.
13. В графу «Итого» вносим сумму потраченных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую сдается авансовый отчет (см. пункт 3).
После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и графы, он подписывает авансовый отчет, прилагает к бланку формы № АО-1 все имеющиеся у него документы, на которые он сослался, нумерует их, вносит сведения о количестве заявления в соответствующий раздел бланка (расположен на лицевой стороне ) и передает весь этот пакет в бухгалтерию.
Заполняется бухгалтерией
Бухгалтер внимательно проверяет документ в присутствии работника на наличие ошибок и неточностей. При обнаружении ошибок форма авансового отчета заполняется повторно.
14. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и расписывается.
15. Бухгалтер принимает неизрасходованные деньги от работника на кассе, если они были выданы наличными. Дополнительно бухгалтер указывает сумму и реквизиты документа, по которому производился возврат, и вновь подписывает документ. При переводе на карту деньги удерживаются по требованию работника на основании авансового отчета.
16. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает его и передает работнику.
17. На оборотной стороне бланка бухгалтер вносит сведения о суммах денежных средств, принятых к учету, и проводит их по соответствующим счетам. Суммы, введенные сотрудником и бухгалтером, должны совпадать.
18. На лицевой стороне в правую таблицу бухгалтер вносит сведения о потраченных суммах и счетах.
19. Бухгалтер прикладывает к бланку копию приказа о командировке работника и несет ее на подпись главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и заявления, подписывает авансовый отчет и направляет на утверждение генеральному директору. В нашем примере документ был сразу подписан главным бухгалтером, поэтому шаг пропущен.
20. Генеральный директор утверждает авансовый отчет и возвращает его в бухгалтерию, где он хранится в течение пяти лет со всеми приложениями. По истечении срока он уничтожается в порядке, установленном организацией.
На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерия организации списывает денежные суммы в установленном законодательством порядке.