Кто такой офис-менеджер
Офис-менеджер является фактическим руководителем офиса и координатором всех офисных служб. Отчитывается непосредственно перед руководством компании и организует деятельность офиса по всем направлениям. Эта работа крайне разнообразна и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по данной специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера по резюме можно сформулировать так:
- Работа в офисе;
- Выполнение поручений руководителя;
- Контроль за порядком и дисциплиной в офисе;
- Обеспечение канцтоварами, бытовыми товарами;
- Работа с письмами, оформление корреспонденции, бухгалтерский учет, подготовка документации;
- Обработка звонков.
Приказом Минтруда России от 02.02.2018 № 49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утверждены требования к офис-менеджерам:
- Род занятий - административный и другой исполнительный средний технический персонал.
- Вид деятельности - административно-хозяйственный комплекс по обеспечению деятельности по организации и проведению конференций и выставок.
- Требования к образованию и обучению - среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
- Обобщенная трудовая функция – организация командировок сотрудников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
Профессиональный стандарт необходим для того, чтобы работодатель понимал четкие функциональные требования к работнику, в том числе, что конкретно нужно смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.
Должностная инструкция офис-менеджера
Должностная инструкция – это документ, который содержит несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав и ответственности сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Список того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, тоже подойдет для резюме:
- Обеспечение документооборота компании;
- Подготовка совещаний, сессий, конференций;
- Выполнение поручений и доведение их до сведения сотрудников;
- Координация и контроль подчиненных служб - водителей, уборщиц, поваров, курьеров и т.д.
Основные положения
Обычно на должность офис-менеджера назначают лица, имеющие среднее специальное или высшее образование, опыт работы не менее года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Excel), печать на высоком уровне. скорость. Обязанности в резюме руководителя офиса определяются следующими личностными качествами:
- Производительность и ответственность;
- Грамотность и точность;
- Стрессоустойчивость и инициативность;
- Аккуратность и коммуникабельность;
- Позитивность и честность;
- Выносливость и упорство;
- Дисциплина, организованность.
Функции
Функциональными обязанностями офис-менеджера по резюме являются:
- К организации деятельности офиса;
- Работа с персоналом в части документального взаимодействия;
- Планирование административных мероприятий, встреч руководителей, приемов посетителей.
Обязанности
Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции. В разных организациях, в зависимости от размера предприятия, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:
- Встречайте посетителей офиса, отвечайте на звонки, сортируйте корреспонденцию по приоритету;
- Обеспечить сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
- Вести учет расходов на нужды офиса;
- Сортировать документацию и распределять ее по отделам предприятия;
- Организация кофе-брейков, обедов для сотрудников и руководителей;
- О любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах немедленно сообщайте властям.
Если компания большая, один менеджер не справится с административным обеспечением офиса. Часто появляются помощники. Эта позиция подходит для новичков и людей без профессионального опыта. Кратко, обязанности помощника офис-менеджера для резюме самые простые:
- Своевременно разбирать, сортировать и передавать почту адресатам в офисе;
- Следить за наличием канцтоваров в офисе; когда он заканчивается, заказывайте вовремя;
- Координация службы доставки и курьеров;
- Контроль за состоянием офисной уборки и др.
Обязанности офис-менеджера образец для резюме
Права
Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в редакции от 2 августа 2019 г.). Руководителю предоставляются права и гарантии, которые прописаны в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела нет, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от вида деятельности предприятия его права могут различаться. В целом начальник административно-хозяйственной службы наделяется правами:
- Вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по улучшению работы компании;
- Требовать соблюдения своих прав, указанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для их функционирования;
- Принимать решения в пределах своей компетенции;
- Получать все необходимые документы и необходимую информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.
Ответственность
Каждый руководитель обязан качественно выполнять свою работу, поэтому в должностной инструкции и трудовом договоре прописаны не только обязанности офис-менеджера, но и ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Работник несет ответственность за:
- Причинение материального ущерба компании;
- Сохранение конфиденциальности;
- Несоблюдение правил трудового распорядка, дисциплины, технологии и пожарной безопасности;
- Хамство с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
- Действия вне их компетенции.