Для чего маршрут?
Чтобы ответить на вопрос, что такое маршрутный лист, необходимо определить цель его создания и использования. Многие сотрудники в организации: водители, курьеры, экспедиторы - имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (статья 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать работникам расходы, связанные с командировками. Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Один из них – маршрут.
С его помощью сотрудники подтверждают, например, расходы на оплату бензина или покупку билетов на общественный транспорт.
В дальнейшем бланк вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денежных средств является основанием для выплаты компенсации работнику по его расходам. Также является документом бухгалтерского и налогового учета.
В ряде случаев такие отчеты помогают руководителям предприятий анализировать маршруты сотрудников и составлять оптимальные маршруты доставки, то есть отрабатывать логистику. Эти действия значительно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.
Утвержденной формы нет, и организации разрабатывают формы самостоятельно. Важно, чтобы форма позволяла проследить цели и маршруты поездок, содержала все реквизиты «первички».
В качестве основы допускается использовать форму № 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В нем также прописывается периодичность составления и сдачи, порядок его исполнения. При использовании бланка ваучера учитываются обязательные для него реквизиты, введенные приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ФЗ-402 от 06.12.2011 по бухгалтерскому учету. Если для списания используются бланки, рекомендуется их учитывать - это такие реквизиты, как, например, виды сообщений и перевозок (вводится Приказом Минтранса РФ № и его подписью ( ст.9 ФЗ-402).
Пример заполнения маршрутного листа для водителя грузовика:
Процедура регистрации
Порядок движения документа в организации:
- Составляется лично сотрудником перед поездкой или логистом.
- Данные о проблеме регистрируются.
- По пути делаются отметки.
- По возвращении бумага передается в бухгалтерию или отдел логистики.
К нему прилагаются оригиналы документов (чеков), подтверждающих расходы: отчет работника о произведенных расходах, командировочные документы и др.
Расходы проверяет бухгалтер организации, директор подписывает приказ о возмещении расходов. После этого работнику возмещаются расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.
Правила заполнения
Поскольку унифицированной формы и правил ее заполнения не существует, оформление маршрутного листа осуществляется по внутренним правилам предприятия. Рекомендуется давать указание основных реквизитов для выявления расходов, графы, отражающие маршрут, и заполнять следующим образом:
- Вверху по центру строки напишите название организации. Ниже указать населенный пункт и дату регистрации;
- Записывают ФИО и должность сотрудника, на которого составляется маршрутный лист, вносятся сведения о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
- В таблицу по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и отправления, наименование и реквизиты, подтверждающие расходы на поездку, сумма затраченных средств;
- Бланк подписывается работником, на которого он выдан, и его непосредственным руководителем.
После того, как форма оформлена и заверена должным образом, она становится документом налогового учета в бухгалтерии. В случае налоговых проверок он вправе учитывать контролирующие структуры.
На что обращать внимание
- Утвердить порядок работы с данной формой в ЛНА, в котором перечислены лица, ответственные за ее регистрацию, выдачу и хранение.
- Исключите из маршрута пункт, который является необязательным и дополнительным.
- Пломбу ставить не обязательно, но если пломба есть, то это не является нарушением и добавит солидности.
- Внесенные расходы должны быть обоснованы и легко проверяемы; внесение ложной информации не позволит возместить расходы.
- Это не путевой лист, и отметки медицинских работников в нем не ставятся.
Порядок хранения
Заполненные формы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, то должны храниться в течение 75 лет. Указание на это есть в пункте 553 Перечня типовых административных архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Федерального архива № 236 от 20.12.2019.