Нужно ли вести журнал выдачи инструкций по охране труда работникам?
Информация о необходимости организации работодателем охраны труда на предприятии на должном уровне отражена в ТК РФ. Кроме того, необходимо руководствоваться рекомендациями Минтруда РФ. В мае 2004 года госорган разработал методические рекомендации. В положении указано, что компания должна выпускать 2 журнала:
- Для бухгалтерских инструкций;
- Учет их выдачи работникам.
Следует отметить, что ведение журнала выдачи инструкций по охране труда работникам не является обязательным. Выдается по инициативе руководства компании.
В большей степени этот документ необходим работодателю. С его помощью документально оформляется, кто из работников и в какой форме получил инструктаж по охране труда. На каждом предприятии должен быть специалист, отвечающий за этот процесс.
При несчастном случае или иной ситуации с нарушением правил техники безопасности в организации, при отсутствии данных о получении работниками инструктажа по охране труда, лицо, ответственное за их издание, может быть привлечено к административной и даже уголовной ответственности.
Журнал выступает свидетельством информирования сотрудников о безопасности. Поэтому, несмотря на его необязательность, пренебрегать дизайном все же не стоит.
Правила заполнения
Заполнение журнала может производиться любым сотрудником, назначенным руководителем. Никаких ограничений в этом случае нет. В каждом структурном подразделении может быть назначено ответственное лицо.
Необходимость осуществления контроля за ведением журнала должна быть отражена в его трудовом договоре. В большинстве случаев за учет выдачи указаний отвечает кадровик или бухгалтер.
Единой формы заполнения журнала нет.
За работодателем сохраняется право принятия самостоятельного решения по разработке формы регистрации факта выдачи документации по охране труда работников.
Структура документа достаточно проста. Обложка может быть изготовлена из плотной бумаги, отличной от остальных страниц. В середине первого листа необходимо разместить название компании.
Ниже указана дата начала учета. Рядом находится строка для указания даты окончания, но ставится она, соответственно, после полного заполнения журнала.
В большинстве случаев журнал оформляется в виде таблицы. Его столбцы могут иметь следующие имена:
- Порядковый номер записи;
- Дата завершения линии;
- Название выданной инструкции;
- Дата его публикации;
- Номер выданного документа;
- Инициалы, структурное подразделение и должность работника (получателя поручения);
- Подписи ответственных лиц.
В обычной ситуации журнал полностью заполняется в течение года. В любом случае документ необходимо менять по истечении 10 лет с момента его оформления.
Не менее важно следить за актуальностью инструкций по охране труда. Они должны обновляться и обновляться не реже одного раза в 5 лет, а также по мере введения новых требований.
В процессе учета не должно быть ошибок. Информация для каждой инструкции вводится на отдельной строке. Если один и тот же работник получает несколько документов, связанных с охраной и безопасностью труда, то данные по каждому вносятся в отдельную строку.
Заполняйте журнал письменно, а не в электронном виде. Это связано с тем, что после получения указаний работники должны оставить свою личную подпись в учетном документе.
Скачать образец
Образец журнала для выдачи инструкций по охране труда.
Выводы
Журнал выдачи документации OT — необязательный, но важный документ. В случае возникновения спора его наличие позволит вам все прояснить в короткие сроки. В журнале фиксируется информация о каждом поручении по охране труда, полученном работниками.
Ответственность за техническое обслуживание возлагается на специалиста, назначенного работодателем. Таковым может стать практически любой сотрудник компании, в трудовом договоре которого этот пункт будет прописан.
Документация не имеет единого образца для оформления. При заполнении документа компания может использовать форму, удобную для ее руководства.