Нормативная база
Изменение фамилии в контексте трудового договора рассматривается в статье № 57 ТК РФ. В нем содержится информация о том, что все недостающие данные должны быть включены в договор. Однако некоторые юристы утверждают, что новая фамилия относится к измененным, а не к отсутствующим данным, поэтому можно сделать вывод, что ТК РФ четко не регламентирует этот процесс.
Во избежание возможных нарушений трудового законодательства все же рекомендуется оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии. Таким образом, трудовые отношения между руководителем и работником будут продолжаться на законных основаниях.
Когда можно будет сменить фамилию?
К возможным ситуациям, когда работник прибегает к смене фамилии, относятся:
- Брак (берется фамилия жены или мужа);
- Когда человека не устраивает его фамилия;
- После операции по смене пола и т.д.
Действия работника
Смена фамилии происходит по инициативе самого работника. ТК РФ не требует, чтобы заявление было оформлено в письменной форме, но желательно оформить его именно так. Перед внесением изменений в трудовой договор необходимо приложить к заявлению ксерокопию документа, удостоверяющего личность, содержащего обновленную информацию, а также документ, выступающий подтверждением самого факта изменения персональных данных (в большинстве случаев это свидетельство о браке). Получив заявление, руководитель обязуется составить приказ.
Оформление заказа
Подготовку приказа осуществляет сам руководитель или уполномоченное им лицо, которое занимается кадровыми вопросами. Если речь идет о крупных предприятиях, то составление приказа можно доверить даже обычному бухгалтеру из отдела кадров или секретарю. Факт заключения постановления вносится в реестр приказов.
Единой формы с образцом составления приказа о дополнительном соглашении не существует, но при его составлении рекомендуется указывать следующую информацию:
- Название организации;
- Название документа ("ПРЕДКАЗ");
- Номер постановления, а также дата его составления;
- Следующие слова: «В связи с заявлением от (ФИО работника), в котором содержится информация об уточнении его персональных данных, приказываю: подготовить дополнительное соглашение в такой-то срок. Ответственность за выполнение приказа лежит на (имя подчиненного).
Заключения дополнения недостаточно для изменения персональных данных сотрудников. На основании приказа также требуется отредактировать ФИО в трудовой книжке, внести изменения в личную карточку формата Т-2, табель учета рабочего времени и график работы. Кроме того, потребуется запросить новую зарплатную карту и страховой полис. Далее во всех последующих документах необходимо указывать новую фамилию.
Дополнительное соглашение
Существует довольно много разновидностей доп. соглашений, так как трудовое законодательство РФ требует заключения таких документов при изменении каких-либо существенных положений трудового договора, при этом соглашение составляется исключительно на двусторонней основе.
В документе нужно просто продублировать часть трудового договора с ФИО работника, при этом изменив в нем фамилию. Дополнительные номера соглашений к трудовому договору об изменении фамилии (образец 2022) зависят от количества дополнений к договору.
Дополнение к договору о перемене наименования необходимо хранить в двух экземплярах (один из них выдается работнику) — оно послужит доказательством в случае возможных трудовых споров.
Гораздо более трудоемким решением будет редактирование содержания самого договора, после чего стороны обязуются повторно заверить договор своими подписями. Есть примеры, когда, чтобы застраховаться от возможных конфликтов, специалисты по кадрам одновременно вносят изменения в договор, а также заключают к нему дополнение.
Запись в трудовой книжке
Как было сказано выше, при изменении паспортных данных необходимо сделать новую запись в трудовой книжке, при этом действуют следующие правила:
- Внесение изменений в книжку возможно только на основании документа, удостоверяющего личность (паспорт или удостоверение).
- В документе указывается точная дата изменения персональных данных.
- Обновленные данные указаны на титульном листе книги.
- Прежнюю фамилию необходимо зачеркнуть чертой (новую фамилию можно писать как вместе со старой фамилией, так и под ней).
- Изменения заверяются печатью кадровой службы.
Внесение данных в личную карточку
Как и в случае с трудовой книжкой, прежняя фамилия работника вычеркивается, а рядом указывается текущая информация. Новую фамилию также можно написать в разделе «Дополнительная информация», которая есть во всех карточках дополнительного образца.
Кроме того, специалисты по кадрам могут просто распечатать нужную страницу личной карточки, чтобы отредактировать данные. На исходной странице делается запись о том, что страница устарела в связи с обновлением ФИО.
Чем грозит сторонам отсутствие дополнения к договору
Решение о составлении приложения к трудовому договору является необязательным, так как ФИО, в отличие от места работы или условий труда, не входит в перечень существенных положений договора. Факт смены фамилии вообще не может считаться соглашением двух сторон, поэтому доп. соглашение не является обязывающим.
Важный! Если дополнение к договору оформляется по требованию работодателя, то внести изменения в трудовую книжку и карту Т-2 необходимо после получения заявления работника.
Работник обязуется уведомить руководителя об изменении персональных данных путем написания письменного заявления, а работодатель издает приказ о внесении изменений в документы, содержащие имя работника.
Вам не нужно тратить свое
время и нервы- опытный юрист возьмет на себя решение всех ваших проблем!