О чем это
Обязанность вести учет обычно возлагается на секретаря. Эта должность не требует специального образования, и зачастую на нее принимаются соискатели с минимальным опытом работы. Но документооборот — дело ответственное и важное; Успешная деятельность предприятия во многом зависит от ее точности и правильности.
Бизнес может быть:
- Общие - относящиеся к основной деятельности компании;
- Кадры - для документации по личному составу, ведущейся кадровой службой;
- Секретно - встречается в некоторых госструктурах и имеет нормы поведения;
- Электронный - когда часть информации передается в цифровом формате.
Офисную работу (для чайников) освоить самостоятельно несложно. Начать необходимо с самого главного и основополагающего документа – номенклатуры дел.
Номенклатурная часть
Это документ со списком всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается набор деловых бумаг одного типа или направления.
Номенклатура – это система, позволяющая анализировать документальную деятельность предприятия. Для его составления мы определяем список всех доступных типов документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер - код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, число, год или даже месяц издания, если объем документов значителен.
Номенклатура составляется с целью удобного архивирования бумаг и приведения дел в систему. Он помогает кратко изложить основы делопроизводства, отражает основные виды деловых бумаг с учетом особенностей предприятия и отдела документооборота в нем. Обычно составляется в виде таблицы - наименование дела, шифр (номер), место в архиве, срок хранения. Дела сгруппированы по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современный делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь рабочий процесс разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть список, характерный для любой компании, будь то коммерческая или государственная:
- Входящий - входящий в организацию извне. Все, что пришло по почте, с курьерами, лично доставлено представителями других организаций;
- Исходящие - отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим и физическим лицам (ответы, письма, решения);
- Внутренние - не выходят за пределы организации, регламентирующей работу предприятия (приказы, распоряжения, положения, положения и т.п.).
Как правило, на каждый вид ведется отдельный регистрационный журнал, в котором записываются порядковый номер, дата, наименование, откуда поступил документ или куда он был направлен, фамилия ответственного лица.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые сотрудникам, в квитанции оставляют поле для подписи. Также допустимо сделать отметку в журнале о том, в каком случае по номенклатуре копия сдана на хранение.
В организации ведутся журналы внутренних командировок, записи о выдаче ключей, времени прибытия на рабочее место и даже телефонные звонки. Иногда количество регистрационных книг приводит к созданию реестра журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся практики на предприятии.
Журналы должны быть пронумерованы по страницам, прошиты и опечатаны, общие правила делопроизводства в организации требуют этого для исключения возможности замены листов и внесения самовольных изменений.
Бухгалтерский учет является основой делопроизводства и документооборота. Количество журналов и кейсов зависит от потребностей компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
График документооборота в компании:
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов целесообразно составить положение о делопроизводстве организации. В этом документе кратко изложены основы делопроизводства и документооборота для начинающих, это регламент, объясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывается порядок каждого потока документации и устанавливаются сроки ее передачи из одного отдела в другой.
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потери важных деловых бумаг, в нем подробно расписано, как вести делопроизводство в каждом конкретном случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: публикация, согласование, регистрация, отправка адресату, сдача в архив.
Печати и штампы
Новичкам, да и не только им, часто сложно разобраться, в каких случаях печать организации нужна, а в каких нет. Ответ содержится в задачах делопроизводства: исходящие бланки заверяются печатью (при ее наличии), так как наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют печати, так как в этом случае достаточно подписи руководства.
Поступающие документы после их оформления передаются руководителю для принятия решения и назначения лица, ответственного за исполнение или реагирование. Их не нужно распечатывать. Не путайте печать и штамп. Штампы самые разные, от «Входящий номер…» до «Копия верна», и юридической силы они не имеют. Это всего лишь вспомогательный инструмент для работы секретаря.