btaclub.ru
Главная »

Образец письма с просьбой о возврате подписанной копии

Документы

Когда и для чего использовать

Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр в адрес отправителя, передаются контрагентам - поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме содержится опись присланных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.

Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверки, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправитель требует ответа или возврата подписанного документа, в сопроводительном письме ставится пометка «Подписанные документы, просьба выслать по адресу» и указываются почтовые реквизиты.

В некоторых случаях используется специальный штамп. Накладывается на сопроводительное письмо с описью переданных бумаг.

Кто оформляет и подписывает

Официальный запрос на отправку второго экземпляра в адрес оформляется на адрес лица, оформляющего документальное сопровождение. Обычно делают так:

  • Клерк;
  • Секретарь;
  • Ответственный сотрудник отдела или отдела, направившего запрос (бухгалтер, юрист, специалист отдела закупок).

В большинстве случаев в сопроводительной документации запрос направляется руководителю контрагента. Исходящую корреспонденцию подписывает руководитель отправителя. Если требуется связь с конкретным специалистом, внизу письма оставляют ФИО и контакты такого сотрудника.

Правила составления

Сопроводительная документация формируется в произвольной форме, но на бланке организации. Вот как написать такое письмо:

  1. Указать адреса и ответственных лиц (руководство) отправителя и получателя.
  2. Изложите суть обращения. Деловая переписка начинается со слов «направляем», «переводим», «информируем». См. исходный документ, например договор поставки. Уточните реквизиты передаваемых бумаг.
  3. Сформировать запрос: отправить документы на адрес отправителя, согласовать конкретные вопросы, ответить в определенные сроки и т.д.
  4. Подготовьте список приложений. Перечислите полные названия документов, их номера и даты составления, количество экземпляров и листов. В конце укажите, сколько экземпляров и листов отправляется получателю.
  5. Подпишитесь с менеджером. Внизу страницы мелким шрифтом укажите контакты ответственного сотрудника.

Корреспонденция направляется по почте (с описью вложения и уведомлением о вручении), курьерской службой или по каналам связи. Если вы передаете по ТКС или электронной почте, обязательно подпишите бумаги ЭЦП.

Образец

Вот шаблон - пример запроса на возврат второго экземпляра отправителю:

____________________________________

____________________________________

ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________

_________________________

_________________________

_________________________

Ссылка №____

«__» __________ 20__ г.

Сопроводительное письмо

Дорогой _____________________!

Мы предоставляем вам _____________________________________________. Просим _________________________________________________________________ подписать, поставить печать и отправить один экземпляр в наш адрес в течение _________________________________ со дня получения настоящего письма.

Приложения:

  1. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
  2. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
  3. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.

Всего: ___ экз. мы ___ л.

Искренне,

__________________________

__________________________

Вам также может понравиться
Рубрики
Популярное