Когда и для чего использовать
Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр в адрес отправителя, передаются контрагентам - поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме содержится опись присланных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.
Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверки, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправитель требует ответа или возврата подписанного документа, в сопроводительном письме ставится пометка «Подписанные документы, просьба выслать по адресу» и указываются почтовые реквизиты.
В некоторых случаях используется специальный штамп. Накладывается на сопроводительное письмо с описью переданных бумаг.
Кто оформляет и подписывает
Официальный запрос на отправку второго экземпляра в адрес оформляется на адрес лица, оформляющего документальное сопровождение. Обычно делают так:
- Клерк;
- Секретарь;
- Ответственный сотрудник отдела или отдела, направившего запрос (бухгалтер, юрист, специалист отдела закупок).
В большинстве случаев в сопроводительной документации запрос направляется руководителю контрагента. Исходящую корреспонденцию подписывает руководитель отправителя. Если требуется связь с конкретным специалистом, внизу письма оставляют ФИО и контакты такого сотрудника.
Правила составления
Сопроводительная документация формируется в произвольной форме, но на бланке организации. Вот как написать такое письмо:
- Указать адреса и ответственных лиц (руководство) отправителя и получателя.
- Изложите суть обращения. Деловая переписка начинается со слов «направляем», «переводим», «информируем». См. исходный документ, например договор поставки. Уточните реквизиты передаваемых бумаг.
- Сформировать запрос: отправить документы на адрес отправителя, согласовать конкретные вопросы, ответить в определенные сроки и т.д.
- Подготовьте список приложений. Перечислите полные названия документов, их номера и даты составления, количество экземпляров и листов. В конце укажите, сколько экземпляров и листов отправляется получателю.
- Подпишитесь с менеджером. Внизу страницы мелким шрифтом укажите контакты ответственного сотрудника.
Корреспонденция направляется по почте (с описью вложения и уведомлением о вручении), курьерской службой или по каналам связи. Если вы передаете по ТКС или электронной почте, обязательно подпишите бумаги ЭЦП.
Образец
Вот шаблон - пример запроса на возврат второго экземпляра отправителю:
____________________________________ ____________________________________ ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________ _________________________ _________________________ _________________________ Ссылка №____ «__» __________ 20__ г. Сопроводительное письмо Дорогой _____________________! Мы предоставляем вам _____________________________________________. Просим _________________________________________________________________ подписать, поставить печать и отправить один экземпляр в наш адрес в течение _________________________________ со дня получения настоящего письма. Приложения:
Всего: ___ экз. мы ___ л. Искренне, __________________________ __________________________ |