Выдача подотчетных сумм
Общий порядок выдачи средств под отчет установлен пунктом 6.3 Порядка № 3210-У. Таким образом, предприятие может выплатить подотчетные денежные средства следующими способами:
- Наличные в кассе;
- Безналичным расчетом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Возможна выдача наличных денег работникам, с которыми заключен трудовой договор или гражданско-правовой договор (см. Письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859).
Предварительный отчет
Форма авансового отчета за 2022 год осталась без изменений. Не забывайте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны быть приложены подтверждающие документы.
Закон не содержит требований об обязательном использовании унифицированных форм первичных учетных документов. При этом каждый факт хозяйственной жизни подлежит регистрации первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Организации вправе выбирать:
- Самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
- Использовать унифицированную форму № АО-1 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).
Бланк авансового отчета по форме №АО-1 в формате электронной таблицы Excel вы можете скачать бесплатно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.
После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня истечения срока, за который были выданы денежные средства под отчет, либо со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с приложением подтверждающие документы (п. 6.3 Инструкции № 3210-С) бухгалтерский учет. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Порядок заполнения
Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2022 см. ниже). Например, подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».
Ответственное лицо вводит данные в следующие поля.
Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:
- Наименование организации, выдавшей средства на отчет;
- Дата подготовки;
- Структурное подразделение;
- Данные подотчетного лица: ФИО, должность, табл. номер;
- Назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. потребности и др.;
- Внизу укажите количество прилагаемых подтверждающих документов.
Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:
- Все детали подтверждающего(их) документа(ов), подтверждающего понесенные расходы;
- Сумма понесенных расходов отражается в графе «Сумма расходов в отчете».
Сотрудник финансовой или бухгалтерской службы проверяет заполненные подотчетным лицом поля и дополнительно заполняет следующие поля:
- Число;
- Информация о освоенных средствах в разбивке по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выдается из кассы на текущие расходы (для справки с указанием валюты);
- "израсходовано" - укажите утвержденную сумму;
- "остаток/перерасход" - подсчитывается сумма остатка средств;
- "Бухгалтерская проводка" - должна содержать проводки, которые будут размещены после утверждения отчета.
После проверки правильности заполнения документа, аккуратности, а также целевого использования выданных денежных средств форма направляется на согласование руководителю организации.
После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указывают суммы в графе «Сумма расхода, принятого к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены расходы подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.
Отрывная часть авансового отчета возвращается работнику. Эта заглушка является доказательством отчетности о подотчетности.
Образец заполнения АО-1
Подтверждающие документы
Подтверждающие документы можно разделить на две группы:
- Финансовые - подтвердить факт выплаты денежных средств и расходования подотчетных сумм по целевому назначению;
- Отправка - подтвердите факт получения материальных ценностей.
Все подтверждающие документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дату, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также ФИО, должность и подпись лица, составившего отчет.
Рассмотрим особенности заполнения различных видов подтверждающих документов.
Кассовый чек и форма строгой отчетности
Кассовый чек или бланк строгой отчетности (далее - БСО) подтверждает фактическую оплату (то есть факт расходования подотчетным лицом полученных денег). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.
С учетом специфики своей деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты осуществляют расчеты без применения контрольно-кассовой техники (п. 2, 3, 5–7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).
Обязательными реквизитами БСО являются:
- Заголовок;
- Серии;
- Нумерация БСО;
- Дата оплаты и дата регистрации БСО;
- Наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
- Наименование и стоимость услуг;
- Должность, личная подпись и ФИО работника поставщика;
- Печать (если есть);
- Оттиск типографии, изготовившей бланк.
Чек продажи и счета-фактуры
Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и счетов-фактур. Необходимо проверить в форме только наличие обязательных реквизитов.
Следует отметить, что данные документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения об оплате, соответственно не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда закуп ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих наличный расчет. регистры. В этом случае подтверждением расходов будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2, от 11 ноября 2009 г. № 03-01 -15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).
Счета и UPD
Счет-фактура является налоговым документом, который в данном случае дает возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обращаем ваше внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выставляются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ).
Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и отгрузочным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть НДС к вычету из бюджета.
Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно не уменьшают сумму подотчетных сумм.
Материал по теме Новые форматы счета-фактуры и УПД утверждены Подтверждающие документы по отдельным сделкам
Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже мы отметим ключевые моменты для этих стоимостных групп.
Командировочные расходы
После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее - Постановление № 749), формы командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе по служебной командировке поездки не обязательны. Необходимость заполнения этих форм организации вправе предусмотреть в локальном нормативном акте.
Если организация решает не использовать командировочные, то для подтверждения суточных к авансовому отчету о командировке необходимо приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форма сертификата должна быть утверждена в рамках учетной политики.
Законодательство не ограничивает размеры выплат в виде суточных работникам организации. Размер суточных должен быть утвержден приказом или указан в положении о командировочных расходах. Суточные освобождаются от уплаты страховых взносов в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке ( пункт 2 статьи 422 НК РФ). В этом же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не следует забывать, что при выезде в командировку в район, где работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении работника в однодневную командировку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749). .
Электронный билет
Авансовый отчет на командировку 2022 необходимо заполнять с учетом заключения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В этом письме разъясняется, что если билет приобретен в электронном виде, квитанция об электронном билете и посадочный талон являются документальными доказательствами для целей налогообложения прибыли.
При этом посадочный талон должен подтверждать факт оказания авиаперевозки подотчетному лицу. Как правило, этим реквизитом является клеймо техосмотра.
При отсутствии штампа проверки на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщик должен подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.
Учет услуг, оказываемых перевозчиками
Очень часто в премиальный билет включается стоимость услуг (продуктовый набор, предметы первой необходимости и гигиены, в том числе постельное белье, печатная продукция и т.д.).
Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных услуг.
Стоимость дополнительных услуг при проезде в автомобилях повышенной комфортности не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных услуг учитывается в полном объеме в составе прочих расходов (п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
А вот по НДС мнение обратное: если сумма доначислений и услуг формируется с учетом стоимости услуг общественного питания, то сумма НДС не подлежит вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ ).
Представительские расходы
Ни в одном из действующих нормативных актов нет указаний о размере и порядке оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень подтверждающих документов, подтверждающих обоснованность и целевое назначение представительских расходов, понесенных подотчетными лицами.
Для корректного отражения расходов на прием и обслуживание российских и иностранных делегаций рекомендуем Вам оформить следующие документы (см. Письма Минфина № ):
- Приказ о назначении комиссии по проверке законности списания представительских расходов;
- Общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (подробно);
- Документ с указанием: цели приезда делегации (например, приглашение), программы встречи, состава делегации с указанием позиций как приглашаемой стороны, так и организации;
- Справка о потраченных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием, что, кому и в каком количестве было вручено;
- Расчет фуршетного обслуживания выполнен: с указанием вида продукции, цены, количества и общей суммы, подписан ответственным лицом и лицом, обслуживавшим стол.
К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие покупку продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.
Датой признания представительских расходов, выданных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.
Хранение авансовых отчетов
Для целей налогового учета документы должны храниться в течение 4 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Следует отметить, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, необходимо хранить в течение 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ).