Что такое вставка?
Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Образец формы содержится в Приказе Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н. Он состоит из 19 разворотов, в том числе:
- Титульная обложка;
- Страница с информацией о сотруднике;
- Рабочий раздел;
- Раздел о наградах.
Форма изготовлена объединением «ГОСЗНАК» по единому образцу. Работодатели приобретают их у производителя или дистрибьюторов на основании договора.
Важный! Документ относится к форме строгой отчетности, в нем указаны сведения о серии и номере. Без трудовой книжки форма недействительна.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: пошаговая инструкция
Внесение вкладыша в трудовую книжку является обязанностью работодателя. На практике локальным актом назначается ответственный кадровик, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговый порядок заполнения документации.
Шаг 1. Внесение информации о сотруднике
На первой странице формы введите актуальную информацию о сотруднике.
Сотрудник отдела кадров пишет:
- ФИО гражданина в соответствии с паспортом;
- Дата рождения;
- Образование в соответствии с дипломом;
- Название профессии;
- Дата заполнения формы.
Далее работника просят поставить свою подпись. В завершение кадровик заверяет документ своей подписью и печатью работодателя.
Должен знать! С 2016 года субъекты хозяйствования не обязаны иметь печать, если это прямо не предусмотрено законодательством. Эта информация отражена в уставе компании. Минтруд России поясняет (приказ № 589н от 31.10.2016), что в такой ситуации печать ставится на первой странице при ее наличии. При ее отсутствии достаточно подписи ответственного работника.
Шаг 2. Внесение данных о профессиональной деятельности
Вкладыш признается продолжением трудовой книжки, в связи с этим он заполняется по тем же правилам. Инструкция введена в действие постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69. Нумерация страниц и записей также продолжена с учетом сведений на последней странице основного документа.
В отделе кадров обязательные данные вносятся в раздел о работе:
- Порядковый номер записи;
- Дата внесения информации;
- При приеме к работодателю, переводе на другое место, увольнении из компании со ссылкой на статью ТК РФ;
- Информация для заказа.
При заполнении документа не допускаются сокращения слов. Точно так же вносится информация о наградах.
Шаг 3: Вшивание фирменного бланка
После внесения сведений документацию следует зашить в трудовую книжку. Для этого нужно взять шило, иголку, ножницы, нитки. Основной документ открывается на последней странице, форма находится посередине. Делают несколько проколов, прошивают и завязывают нити на несколько узлов.
Шаг 4. Регистрация вкладыша в журнал учета
В конце документа делают отметку «Вкладыш выдан», прописывают серию и номер бланка. Обычно его делают на первом листе с внутренней стороны.
Приход и расход бланков отражаются в приходно-расходной книге, журнале учета движения трудовых книжек. Первый журнал ведет бухгалтерия, второй – отдел кадров работодателя.
Ошибки при изготовлении вкладыша
Поскольку вкладыш является бумагой строгой отчетности, на титульном листе невозможно сделать помарок и ошибок. В такой ситуации документ уничтожается. На внутренних страницах вносятся поправки по правилам, применимым к трудовым книжкам.
Бывает, кадровики ведут учет своей профессиональной деятельности в разделе «Сведения о наградах», чтобы не вшивать вкладыш. Такие действия запрещены правилами. Если наград не было, соответствующий раздел следует оставить незаполненным. Записи о профессиональной деятельности должны быть продолжены во вкладыше.
Вы не можете начать нумерацию в форме снова. Он должен продолжать то, что уже было начато в основном документе.
Не допускается заведение вкладыша вместо трудовой книжки при отсутствии бланков основного документа. Вставка без него недействительна.
Примечание! Допускается перенос записи, если она начиналась в основном документе и не помещалась полностью на последней странице. В лайнере он продолжается с того места, где он оборвался.
Что будет, если не выдать вкладыш?
Работодатель несет ответственность за ведение документации. За нарушение установленных правил он может быть наказан по статьям 5.27, 13.20 КоАП РФ.
В случае нарушений штрафные санкции следующие:
| Вид проступка | Штраф |
| нарушение норм о труде (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) | должностное лицо – от 1000 до 5000 руб.; Предприниматель - от 1000 до 5000 рублей; Фирма - от 30 000 до 50 000 руб. |
| несоблюдение правил, касающихся архивной документации (ст. 13.20 КоАП РФ) | должностное лицо – от 100 до 300 руб. |
Кроме того, в соответствии со статьей 237 ТК РФ работник вправе требовать от работодателя возмещения морального вреда за неправомерные действия или бездействие, связанные с ведением делопроизводства. Такие споры рассматриваются в суде.
Подведение итогов
Таким образом, работодатель обязан выдать вкладыш, если трудовая книжка закончилась. Форма ведется по тем же правилам, что и основной документ. Если допущены ошибки, которые невозможно исправить, вставку необходимо выбросить. За несоблюдение требований законодательства по заполнению документации ответственность несет работодатель.