Кому нужно и зачем
Все плательщики НДС и налоговые агенты ведут учет покупок и продаж по обязательным формам, установленным Постановлением Правительства № 1137 от 26 декабря 2011 года, в электронном или бумажном виде. В соответствии с требованиями правил ведения и заполнения книги покупок и продаж в 2022 году по окончании отчетного периода документ на бумажном носителе сшивается, его страницы нумеруются и подписываются руководителем организации. Документ в электронном формате подписывается усиленной квалифицированной подписью. Документы подаются вместе с декларацией по НДС, которую ФНС принимает только в электронном виде.
Если разобраться, из чего состоит книга покупок и книга продаж, то это большие таблицы, в которых информация о:
- Продукт;
- Тип операции;
- Покупатели и продавцы;
- Счет-фактура, таможенная декларация, платежное поручение;
- Продажи и НДС.
Как заполнить книгу продаж
На первом листе налогоплательщик указывает ФИО, ИНН, КПП и отчетный период. В табличной части необходимо прописать в хронологическом порядке документы, на основании которых производится начисление НДС.
Особенности составления табличной части:
- Код вида операции (графа 2) выбирается из перечня к приказу ФНС № ММВ-7-3/136@ от 14.03.2016. Наиболее часто используемые коды: отгрузка - 01, предоплата за товар - 02.
- Номер и дата счета-фактуры, наименование покупателя, его ИНН и КПП записываются на основании счета-фактуры - оригинала или корректирующего.
- При оформлении счета-фактуры с исправлением номер и дата исправления записываются в графу 4 или 6 (для счета-фактуры на исправление).
- Графа 3а предназначена для указания регистрационного номера таможенной декларации. Заполняется только при необходимости.
- Графа 3б «Код вида товара» потребуется только в том случае, если товар вывозится на территорию государств ЕАЭС. Код указывается в соответствии с единой товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности союза.
- Для отражения реализации товаров или услуг через посредника (комиссионера, агента) заполняются графы 9 и 10.
- Номер и дата платежного поручения (графа 11) заполняются только тогда, когда оплата счета-фактуры является основанием для исчисления НДС. Например, когда продавец получает аванс.
- В столбце 12 указано название и код валюты. Заполнение предусмотрено только за иностранную валюту.
- Себестоимость продажи или сумма полученного аванса за покупку с учетом НДС отражается в графе 13а (для сделки в иностранной валюте) или 13б (для сделки в рублях). Сумма продаж без НДС должна быть указана в столбцах 14, 14а, 15 или 16 в зависимости от применяемой ставки (20, 18, 10 или 0%). При получении аванса эти поля остаются пустыми. Сумма налога указана в столбцах 17, 17а или 18 — также в зависимости от ставки. При оформлении корректировочной накладной указывают увеличение стоимости товаров (работ, услуг) и увеличение суммы НДС.
- В случае применения организацией или предпринимателем льготы по НДС в соответствии со статьей 145 НК РФ сумма реализованной продукции отображается в графе 19.
Книга регистрации продаж подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом.
В конце квартала значения в графах с 14 по 19 суммируются, на основании чего формируется декларация для расчета суммы к уплате.
Покажем пример, как оформить книгу продаж по налогу в 2022 году, используя следующие исходные данные:
Продавец: ООО «ППТ.ру». ИНН и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца: 7777777777/770000000. Учетный период продаж - 2 квартал 2021 года (с 01.04 по 30.06.2021). Предположим, за это время компания заключила два договора на поставку товара:
- На сумму 1 200 000 руб. (в т.ч. НДС 200 000 руб.) с ООО «Покупатель». Товар отгружен 16 апреля 2021 года. В этот же день ООО «ППТ.ру» выставило счет-фактуру №8 и зарегистрировало его в книге зарегистрированных продаж.
- На сумму 1 500 000 руб. (в т.ч. НДС 250 000 руб.) с ООО «Клиент». Товар отгружен 05.06.2021. ООО «ППТ.ру» выставило счет № 9 от 05.06.2021 и зарегистрировало его в книге продаж.
Особенности заполнения журнала покупок
При заполнении регистрируются счета-фактуры на приобретение товаров, работ или услуг и другие документы, дающие право на налоговый вычет, например, таможенные декларации на приобретение товаров, ввозимых в Россию. Документы о покупке должны быть зарегистрированы, как вы получаете это право. По счетам, выставленным с нарушениями, вычет запрещен.
Технически алгоритм ведения книги покупок и книги продаж одинаков: заполнение происходит одинаково, только при оформлении покупок используются данные приходных накладных. За каждый квартал значения суммируются в графе 16, которая используется в декларации по НДС.
Обратите внимание, что по правилам, действующим с октября 2017 года, вместо данных из счета-фактуры в ситуации, когда налогоплательщики не стали его оформлять, в книгу покупок должны быть внесены данные из первичного документа, подтверждающего совершение сделки. Аналогичное правило распространяется и на книгу продаж.
Еще один важный момент: допускается занесение в журнал сведений из счетов-фактур (в том числе корректирующих, исправленных), «поступивших на сумму оплаты закупки, частичной оплаты закупки в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказание услуг), переход имущественных прав при неденежных формах оплаты покупок.
Покажем пример заполнения книги регистрации покупок.
Покупатель: ООО «ППТ.ру». ИНН и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца: 7777777777/770000000. Учетный период продаж - 2 квартал 2021 года (с 01.04 по 30.06.2021).
Как исправить ошибки
Если налогоплательщик обнаружит, что данные счетов-фактур отражены неверно, он должен внести исправления. Есть два варианта:
- Если ошибка обнаружена до конца квартала, о неправильной записи необходимо сообщить с отрицательными значениями. Затем снова зарегистрируйте счет-фактуру с правильными показателями.
- Если в прошлом квартале была допущена ошибка и декларация по НДС уже сдана, необходимо выполнить действия, описанные в первом способе, но на дополнительном листе. После этого нужно подать обновленную декларацию. Формы дополнительных листов утверждены Постановлением № 1137.