Зачем и когда нужна проверка?
В любой организации не реже одного раза в год проводится инвентаризация материальных ценностей. Для этого назначается специальная комиссия из числа уполномоченных сотрудников и издается приказ о проведении процесса инвентаризации.
Приказ о начале проверки издается руководителем организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое событие обычно является главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, а подсчетом материальных ценностей занимается специальная комиссия.
В п. 27 Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н перечислены ситуации, когда необходимы инвентаризационные мероприятия:
- Перед подготовкой годового отчета;
- При назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
- После краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т.п.).
В бюджетных и коммерческих организациях проверяют наличие и состояние имущества: сравнивают данные об имуществе с момента последней проверки с результатами на текущую дату, выявляют характер и причины возможных расхождений. На основании полученных данных можно оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, проводимого на предприятии.
Как подготовить заказ
Основным документом процесса инвентаризации является приказ руководителя. Органы власти разработали единый образец порядка инвентаризации товарно-материальных ценностей и утвердили его Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Форма № ИНВ-22 является универсальной формой, которую могут использовать организации всех форм. собственности имеют право пользования. Его удобно использовать как при проведении плановых, так и при организации внеплановых проверок материальных ценностей.
Вот так выглядит образец приказа в бюджетном учреждении, который составляется на основании унифицированной формы:
Если по каким-то причинам предложенная форма не подходит, то разработайте свою и закрепите ее в учетной политике компании. Мы подготовили образец приказа на инвентаризацию основных средств и материалов, который соответствует законодательству и подходит для любой ситуации:
Если вы решили подготовить форму самостоятельно, то учтите следующие обязательные реквизиты и информацию:
- Название организации;
- Дата составления и номер документа;
- Цель проверки и что она касается: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании;
- Подразделения и отделы компании, в которых будет проводиться проверка: склад, магазин, бухгалтерия или вся компания;
- Период и продолжительность события: когда оно происходит, когда предоставлять результаты проверочных действий;
- Состав комиссии и ФИО ее председателя (допускается включение в комиссию сторонних аудиторов, помимо сотрудников компании);
- Данные руководителя, подписавшего документ.
Посмотрите образец приказа о проведении инвентаризации перед годовым отчетом, составленный в свободной форме, но с указанием всех необходимых реквизитов.
| Приказ № 53 О проведении инвентаризации Санкт-Петербург 20 декабря 2022 г. В связи с обнаружением повреждений товара и упаковки из-за неисправности системы отопления ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести инвентаризацию товаров и многоразовой тары на складе ООО «Клубтк.ру». 2. Инвентаризацию проводит комиссия в составе: 1) председатель комиссии - главный бухгалтер Смирнова В.Ф.; 2) члены комиссии:
3. Период: с 21 по 24 декабря 2022 года. 5. Документы, составленные по результатам инвентаризации, должны быть представлены в бухгалтерию не позднее 27 декабря 2022 года. Генеральный директор Воронов А.В. Вороны Главный бухгалтер Смирнова В.Ф. Смирнова Клубтекаева К.К., заведующая бытовым отделением Клубтекаева Складской рабочий Туров О.Б. Туры Менеджер Васильев А.П. Васильев |
Пошаговая инструкция оформления заказа
Алгоритм такой:
Шаг 1. Укажите название документа.
Шаг 2. В соответствующие поля ввести наименование организации (ИП), указать ОКПО, написать дату составления.
Шаг 3. Заполните основную часть заказа. Здесь следует уточнить вид проверки и ее цели, перечислить членов инвентаризационной комиссии, участвующих в мероприятии, и ее председателя. Их имена и отчества допускается сокращать.
Шаг 4. Указываем, какие материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях компании необходимо проверить.
Шаг 5. Укажите точные сроки проведения проверки с указанием даты ее начала и окончания.
Шаг 6. Сообщаем причины необходимости инвентаризации ценностей.
Шаг 7. Указываем сроки предоставления результатов проверки в бухгалтерию.
Шаг 8. Заверяем документ с руководителем.
Шаг 9. Присвоить номер и зарегистрироваться в специальном журнале.
Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, в том числе сотрудников отделов и подразделений, где будет проходить проверка.
С учетом всех правил предлагаем еще один образец приказа о проведении инвентаризации ТМЦ - в связи с выявлением фактов хищения имущества:
После опубликования локальный акт регистрируется в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений. Его рекомендуемая форма представлена в Постановлении Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23), но не возбраняется разработать свою.
С приказом должны быть ознакомлены все перечисленные в нем работники. Ставят подписи об ознакомлении непосредственно на бланке или на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к приказу.
Как оформляются результаты
По завершении проверки члены комиссии обязаны надлежащим образом оформить ее результаты. Все выявленные несоответствия фиксируются в протоколе учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26. И после обсуждения результатов и вынесения заключения инвентаризационной комиссией, которая фиксируется в специальном протоколе, руководитель издает очередной приказ - о результатах проверочных мероприятий и необходимых дополнительных действиях (внеплановая проверка, санкции к виновным, введение мер безопасности). Этим же локальным актом назначаются работники, ответственные за его исполнение. Контроль за исполнением приказа обычно остается за руководителем.