btaclub.ru
Главная »

Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

Защита прав потребителей

Как оформить документ в 2022 году

Единая форма гарантийного письма об оплате товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его составлении стоит учитывать несколько общепринятых правил.

Вот подробная инструкция, или как написать гарантийное письмо от организации об оплате товаров, работ или услуг:

  1. На бланке организации проставить дату и исходящий номер.
  2. Введите информацию о получателе средств (название компании или гражданина, адрес).
  3. Запишите представителя получателя (например, руководителя организации).
  4. Название документа (не обязательно).
  5. Напишите основной текст гарантийного письма об оплате, причину неуплаты и гарантию того, что необходимая сумма будет переведена в течение определенного срока.
  6. Укажите реквизиты документа, на основании которого будут перечисляться средства (счет-фактура, акт приема-передачи и т.д.).
  7. Внесите информацию об отправителе: Ф.И.О., должность и подписи представителей должника.

Обычно гарантийное письмо оформляется на листе формата А4 на фирменном бланке, подписывается руководителями (генеральным директором и главным бухгалтером) и скрепляется печатью.

В основном тексте кратко укажите причины просроченных платежей. Если заказчик планирует оплачивать долг в рассрочку, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик рассчитывает сумму неустойки, которая будет начислена ему за каждый день просрочки.

Вот образец гарантийного письма об оплате, используйте его в своей работе:

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(должность, наименование организации, которой адресовано письмо)

Гарантийное письмо

____________________________________________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную ____________ (наименование организации) услугу (указать наименование услуги) в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года на единый лицевой счет (указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядок налогообложения).

(При необходимости уточняйте график платежей).

В случае несоблюдения гарантийных обязательств по уплате указанной суммы в срок, мы уплачиваем неустойку в размере __% от причитающейся суммы за каждый день просрочки платежа.

РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Руководитель предприятия ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Член парламента

Главный бухгалтер * ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

* при отсутствии на Вашем предприятии главного бухгалтера необходимо отметить:

Уведомляем, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

Какие ошибки допускают при составлении

Поскольку мы имеем дело с официальной бумагой, здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечие). Подробно описывать события, приведшие к невозможности перечисления денег в срок, не нужно. Укажите саму их суть или пропустите этот момент. Поручительские обязательства должны быть прописаны точно, с указанием суммы и даты ее передачи.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз) во избежание возможных споров. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:

  • Кратко обосновать причину нарушения сроков оплаты;
  • Укажите основание документа, на основании которого вы будете оплачивать задолженность;
  • Установите лимитный период для перевода средств;
  • Сверить реквизиты получателя с госконтрактом;
  • Подпишитесь с руководителем и главным бухгалтером.

При отправке запросите у кредитора уведомление о получении документа. Это предотвратит потерю документов в пути.

Вам также может понравиться
Рубрики
Популярное