Требования к электронным документам
Формат и критерии составления электронных документов диктуются законом, а также традициями ведения бизнеса и здравым смыслом. Для систематизации требований к ЭД целесообразно разделить их на 3 группы:
- Законодательные требования к содержанию документа. Они распространяются как на бумажные, так и на электронные акты. Нарушение этих правил приводит к тому, что документ автоматически теряет свою юридическую силу, независимо от того, подписан он ЭП или нет.
- Требования специального нормативного регулирования, к которым относятся обязательная форма ЭП, возможность оформления документа в электронном виде, необходимость создания копии на бумажном носителе.
- Особый вид правил, относящихся к определенному виду документов. Такие правила вводят ограничения или предоставляют дополнительные возможности. Например, особым видом таких правил могут быть требования к форме ведения электронного документа. Например, это регламентировано для счетов-фактур и многих других первичных бухгалтерских документов.
Эти требования важно учитывать при переходе с бумажных документов на электронные. Определившись с видами документов, которыми организация будет обмениваться и хранить в электронном виде, по каждому из них необходимо отследить все существующие нормы и правила, так как они могут относиться к нескольким видам, особенно если речь идет о регламентированном учете. Если у вас возникли сложности при переводе организации на электронный документооборот, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы выполняем все виды работ в области построения систем ЭДО и подготовки к ним организаций различного масштаба.
Преимущества и недостатки электронных документов
Довольно сложно поспорить с тем, что будущее за цифровым документооборотом. Оцифрованная информация при правильной организации электронного архива во много раз надежнее любых других аналогов. При обмене документами через операторов хранение документов гарантирует сам оператор, что упрощает процесс организации электронного архива (поэтому важно уточнить условия хранения документов при выборе оператора ЭДО).
Если говорить об отдельно взятом предприятии, документы в электронном виде имеют следующие преимущества:
- Документооборот мгновенный: ускоряется процесс подписания и передачи любой документации, что сказывается на производительности сотрудников и, как следствие, организации;
- Нет необходимости хранить документацию на бумаге, т.к. электронный документооборот предполагает и процесс архивации документов в электронном виде;
- Нет необходимости в помещениях для архивного хранения и их аренде, т.к. все хранение происходит на серверах организации, на серверах оператора ЭДО или с использованием облачного сервиса;
- Ускорение поиска необходимой документации в архиве и доступность архива из самой программы оперативного учета ЭДО при условии интеграции между системами;
- Высокий уровень безопасности в отношении форс-мажорных ситуаций, т.к. все имеющиеся документы резервируются;
- Возможность предоставления отчетов в электронном виде по телекоммуникационным каналам через специальные программы операторов или через государственные порталы.
Электронная форма документа имеет чисто технические недостатки, например, недостаточный уровень владения ПК возрастными группами сотрудников. В то же время некоторые организации, как государственные, так и частные, до сих пор не поддерживают электронный документооборот; соответственно, им придется поддерживать параллельный документооборот в бумажной форме.
Также можно упомянуть расходы, связанные с переходом на ЭД. Но тут все зависит от масштабов компаний, целей внедрения и требований безопасности, которые существуют на предприятии. Например, предприятия, обрабатывающие служебную или конфиденциальную информацию от своих клиентов, должны соблюдать установленные законом требования к шифрованию и оборудованию.
Гарантия 6 месяцев на услуги по подключению и настройке ЭДО в 1С. Мы решаем любые задачи!
Подводя итог, следует сказать, что современное общество стремительно учится использовать достижения технического прогресса. По данным статистических бюро США, более 86% документов циркулируют исключительно в «облаке», и с каждым годом этот процент растет. Аналогичная ситуация наблюдается и в других странах. Например, в Китае уже ведутся разработки по созданию тотальной криптографической системы документооборота, способной полностью заменить бумажные документы. При этом ему не нужны отдельные ЭП, частные сервера, каналы трафика, что делает стоимость его эксплуатации близкой к нулю.
Учитывая все это, переходить на ЭД имеет смысл уже сейчас, разобравшись в особенностях работы с этим форматом документа. Если у вас остались вопросы по электронным документам и ЭП, внедрению ЭДО и СЭД, а также электронному кадровому делопроизводству и созданию электронного архива, обращайтесь к нашим специалистам, которые готовы оперативно решить ваши проблемы.